So etablieren Sie digitales Arbeiten in Ihrem Unternehmen

Erst Skepsis, dann positive Erkenntnisse

Die Maßnahmen zur Bekämpfung der Corona-Pandemie erzwangen ein Handeln bei Unternehmern weltweit. Fast schon über Nacht wurden Mitarbeiter nach Hause geschickt, um von dort aus ihrer Arbeit nachzugehen. Betriebe schafften es, auf die Art geschäftsfähig zu bleiben. Viele Unternehmen und Führungskräfte standen dem Thema Home-Office vor dem ersten Lockdown kritisch bis skeptisch gegenüber. Dass „New Work“ das „New Normal“ werden könnte, schien undenkbar. Die Sorge, dass das Arbeitspensum der Angestellten leiden würde, war groß. Mit dem Wechsel vom Büro ins Home-Office wurden Arbeitsweisen digitalisiert und organisatorische Prozesse verändert. Nach Wochen und Monaten im Home-Office siegt bei deutschen Unternehmern die Erkenntnis, dass effizientes Arbeiten außerhalb der eigenen Bürowände möglich ist und sogar weit besser funktioniert als gedacht.

Arbeiten im Home-Office hat Potenzial und ist ausbaufähig

In einer Studie nannten Angestellte überwiegend Vorteile des neuen Arbeitsstils. Sie fühlten sich produktiver und zufriedener. Ein langfristiges Umdenken von einer Unternehmenskultur der Präsenzpflicht hin zu einer Kultur, die vorrangig die Resultate der Arbeit in den Fokus setzt, scheint jetzt möglich. Laut einer Analyse der Krankenkasse DAK, weitet Die Mehrheit der Arbeitgeber (57 Prozent) die Möglichkeiten für digitales Arbeiten deutlich aus. Doch aus einem digitalisierten Provisorium muss eine organisatorische Digitalität werden, damit digitales Arbeiten über die Krise hinaus funktioniert.

Damit sich digitale Kultur nachhaltig durch alle Unternehmensbereiche zieht und dort effektiv angewandt wird, braucht es sieben Bausteine:

1.Den Wandel gemeinsam gestalten

Hier ist gute Kommunikation gefragt. Mitarbeiter und andere Partner müssen zu den Themen Digitalisierung und Home-Office regelmäßig abgeholt werden. Ihre Meinung ist wichtig und ihre Wünsche sollten daher in die neue Unternehmenskultur einfließen. Besonders Führungskräfte und Geschäftsführung sollten (noch) häufiger mit und zu der Belegschaft sprechen, wenn das Konzept zum neuen digitalen Arbeiten greifen soll.

2.Umdenken ermöglichen

Digitale Kultur bedeutet auch, dass Arbeit und Arbeitszeit nur noch bedingt überprüft werden kann – oder sollte. Wird die Präsenzpflicht im Büro zwangsläufig durch das Home-Office abgeschafft, darf auch zeitgleich ein Umdenken stattfinden, was die Bewertung der Arbeit angeht. Statt Anwesenheitskultur darf nun die Qualität der Leistung im Fokus stehen. Das erlaubt eine Messung anhand klarer Ergebnisse. Die Kontrolle von Arbeit erfolgt durch die Überprüfung von Qualität und Quantität der geleisteten Tätigkeiten.

3.Neue Führungskultur       

Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten braucht es mehr Vertrauen in das Engagement der Mitarbeiter als je zuvor. Das muss bis in die mittlere Führungsebene ausstrahlen. Führungskräften kommt jetzt die Aufgabe zu, zu motivieren und Raum zur Eingewöhnung zu geben. Der Übergang wird nicht jedem leichtfallen, unter anderem, weil es in Privatwohnungen zum Teil immer noch an festen Arbeitsorten mangelt und sich Menschen ihr Home-Office beispielsweise am heimischen Küchentisch eingerichtet haben. Doch auch, wenn die technischen Anforderungen heutzutage gegeben sind, Privat- und Familienleben lassen sich nicht immer klar vom Arbeitsleben trennen, zum Beispiel, wenn das Kind nicht mehr in der KiTa betreut werden kann und nach Hause geholt werden muss. Als Unternehmer sollte man Mitarbeitern Flexibilität dafür bieten.

4.Arbeitsbedingungen definieren

Was für das Büro gilt, darf ebenso am heimischen Schreibtisch gelebt werden. Gemeinsam abgestimmte Arbeitsregeln geben Klarheit über Online-Arbeitszeit sowie Kernzeiten, in denen Kollaboration und Rücksprachen möglich sind. Eine einheitliche Ausstattung an Technik und Arbeitsmöbeln ist notwendig, damit ergonomisches Arbeiten möglich ist. Fragen zum Daten- und IT-Schutz sollten ebenso geklärt werden, damit jeder Mitarbeiter weiß, in welchem Rahmen er arbeiten kann.  

5.Zusammenarbeit regeln

Persönliche Absprachen und Teambesprechungen müssen auch weiterhin stattfinden – als digitale Meetings. Videochats bieten sich eher an als reine Telefonkonferenzen, da sie besser zum Teamzusammenhalt beitragen. Regelmäßig stattfindende Teamrunden mit fester Agenda helfen, den Arbeitsalltag zu strukturieren und Ereignisse festzuhalten.

6.Austausch ermöglichen und fördern

Für den sozialen Zusammenhalt im Unternehmen muss es Freiräume geben, damit sich Mitarbeiter auch weiterhin über das Tagesgeschäft, Branchennews und Banalitäten austauschen können. Virtuelle Mittagspausen oder Kaffeerunden helfen, das Gemeinschaftsgefühl und somit das Teambuilding zu stärken. Ein regelmäßiger Austausch zum Beispiel über fest terminierte Videotelefonie kann helfen, die persönlichen Begegnungen im Büro zu ersetzen und auch das Teamgefühl zu stärken. Infos gehen nicht verloren und man behält einen besseren Überblick, was bei den Kollegen oder generell im Team passiert.

7.Digitale Infrastruktur

Digitales Arbeiten läuft nur ohne Medienbrüche reibungslos. Wir bei TIMOCOM wissen das und bieten unseren Kunden daher alle Anwendungen, die sie brauchen, in einem System. Daher ist es auch nur konsequent, interne Arbeitsprozesse über ein organisationsinternes Portal laufen zu lassen.

Für eine gut gelingende digitale Kultur braucht es nicht nur digitalisierte Prozesse, sondern integrierte. Dies umfasst Informationsaustausch, Prozessoptimierung und Qualitätssicherung - und zwar miteinander kombiniert. Das ist das Konzept des Digital Workplace, der alle technischen Möglichkeiten optimal ausschöpft. Wichtiger Aspekt: Zusammenarbeit verläuft dezentral, aber vernetzt. Das führt dazu, dass der Arbeitsplatz als solches nicht mehr wichtig ist.

Mobiles Arbeiten oder Home-Office sind dann gar kein Thema mehr, wenn der Mitarbeiter nur Zugang zum Digital Workplace braucht. Informationen laufen an einem zentralen Ort zusammen, Arbeitsprozesse sind transparent zur verbesserten Kooperation. Alle relevanten Dokumente, Funktionen und Programme laufen zusammen auf einer Plattform, auf der Mitarbeiter kommunizieren, sich verbinden und gemeinsam an Aufgaben arbeiten.

Von der Übergangslösung zur digitalen Unternehmenskultur

Für die Arbeitswelt bedeutet Corona eine Chance auf Veränderung. Denn jede Krise ist immer auch eine Möglichkeit zur Optimierung. Viele Arbeitsprozesse lassen sich durch eine digitale Kultur im Unternehmen schneller, einfacher und smarter gestalten. Unternehmen sind diesen Schritt teils schon vor der Corona-Zeit gegangen und haben während des Lockdowns in kürzester Zeit mit viel Pragmatismus und Flexibilität digitales Arbeiten vorangebracht. Doch nach den ersten positiven Erfahrungen müssen Unternehmen nicht zwangsläufig wieder die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter im Büro einfordern.

Die guten Entwicklungen digitalen Arbeitens sollte man auch nach Corona beibehalten, hat es doch gezeigt, dass durch dezentrales Arbeiten produktiv gearbeitet werden kann. Damit dies aber nachhaltig gelingt, ist eine digitale Unternehmenskultur nötig. Zudem läuft digitales Arbeiten  nur ohne Medienbrüche wirklich reibungslos. Wir bei TIMOCOM wissen das und bieten unseren Kunden daher alle Anwendungen, die sie brauchen, in nur einem System. So biete das der TIMOCOM Marktplatz Ihnen unter anderem die Möglichkeit:

• Schnell passende Transportangebote und -kapazitäten zu finden,
• Aufträge digitale ganz ohne Papierkram abzuwickeln,
• Staus an der Rampe durch übergreifende Zeitfenstersteuerung zu vermeiden,
• Ihre Fahrzeugauslastung zu optimieren,
• den Verwaltungsaufwand durch den Wegfall der Mehrfacherfassung transportbegleitender Informationen zu reduzieren,
• Fehlerquellen zu vermeiden, die auf Medienbrüchen oder manuellen Eingaben basieren
• und die Transportkette vorrausschauende durch Echtzeitinformationen zu planen und zu steuern.

Gehen Sie jetzt den ersten Schritt und digitalisieren Sie Ihre Transportprozesse.

Jetzt Transportprozesse digitalisieren!

Das könnte Sie auch interessieren:

Transportunternehmen im Kleingewerbe

TIMOCOM: Das FreightTech-Unternehmen verbindet Europa digital

Wie senkt man Kosten und optimiert Prozesse im Unternehmen?