Transportmarkt 10.08.2021

Liquidität erhöhen und sichern

Wie Sie einfach und effizient Ihre Einnahmen optimieren

Mit Factoring erhöhen und sichern Sie ihre Liquidität

Zahlungen zu verwalten ist nicht das spannendste, aber in jedem Fall das wichtigste Thema für Spediteure, Frachtführer und Transportunternehmer. Jedes Unternehmen muss schauen, dass es Geld einnimmt. In diesem Blogartikel geben wir Tipps, wie Sie mit einfachen Methoden und Dienstleistungen Ihre Finanzen besser im Blick behalten.

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Herausforderungen für Transportunternehmen

Den Zahlungsfluss zu sichern und damit verbunden die Herausforderung zahlungsfähig zu bleiben, ist besonders in der aktuellen Zeit ein sensibles Thema. Konjunkturschwankungen und sich stetig verändernde Marktlagen sind eine Herausforderung. Hinzu kommt, dass Transportunternehmen häufig sehr große Summen im Umlauf haben und zeitgleich sicherstellen müssen, dass Geld auch wieder zu ihnen zurückfließt. Besonders in der Logistik wird mit geringen Gewinnmargen gearbeitet und Rücklagen zu bilden ist schwierig. Bleiben Rechnungen unbezahlt, kann das schnell zu finanziellen Engpässen führen.

Dabei ist die Rechtslage eindeutig: Noch immer üblich sind allerdings 60 Tage, was besonders jetzt in der Corona-Zeit viele Unternehmen vor Schwierigkeiten stellen kann.

Herausforderungen für Transport und Logistik

Digitalisierung ist der Megatrend der Logistik und das gilt auch für die digitale Zahlungsabwicklung. Rechtsexperte und Leiter des Inkasso-Service bei TIMOCOM, Alexander Oebel, sagte im Interview: „In der Logistik dürfen viele Prozesse noch stärker digitalisiert werden. Dazu gehört auch das Zahlungswesen.“ Denn die Buchhaltung kann ein Zeitfresser sein, vor allem, wenn Zahlungsein- und ausgänge händisch verwaltet werden. Dadurch können schnell Fehler entstehen.

Neben den analogen Prozessen gibt es eine weitere Schwierigkeit im Rechnungswesen: Zusatzleistungen werden nicht im Vertrag festgehalten. Noch immer kann es in Transport und Logistik vorkommen, dass geschäftliche Vereinbarungen auf Nebenabreden beruhen wie im folgenden Beispiel.

Das Telefon klingelt, der Auftraggeber meldet sich, ob nicht Platz für eine weitere Palette im LKW sei. Der Preis wird am Telefon ausgehandelt. Der Kunde akzeptiert das. Schnell ist zwischen Spediteur und Auftraggeber etwas ausgemacht, dass eigentlich schriftlich festgehalten werden müsste.

Denn nach der Auftragsabwicklung kann es passieren, dass Unstimmigkeiten auftreten. Der am Telefon ausgemachte Preis gilt dann nicht mehr. Der Auftragnehmer möchte den Aufschlag nicht bezahlen und schon wird daraus ein Problem. Diese Zusatzverhandlungen im Nachgang rechtlich geltend zu machen wird schwierig.

Doch welche Möglichkeiten gibt es, Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen? Erster Tipp vom TIMOCOM Rechtsexperten, Alexander Oebel: „Vertragszusätze immer schriftlich festhalten und bei der Zahlungsabwicklung auf digitale Dokumente setzen.“ Der Lieferschein kann auch in elektronischer Kopie als Beleg für die Auslieferung dienen. Es muss nicht immer das Original sein. Hinzu kommt, dass eine elektronische Dokumentenverwaltung auch eine digitale Zahlungsabwicklung ermöglicht und Zahlungsvorgänge deutlich schneller macht.

Um mittel- und langfristig „flüssig“ zu bleiben, haben wir Ihnen hier weitere Tipps zusammengestellt.

So stellen Sie Ihre Liquidität sicher

Zahlungseingänge sicherstellen und zahlungsfähig bleiben

Nahezu jedes Unternehmen hat schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Geschäftspartner zu spät oder gar nicht zahlen. Da der Gang zum Rechtsanwalt aber schwerfällt und zumeist teuer ist, sollten Sie zunächst folgende Hinweise beachten:

Rechnungen zeitnah stellen. Viele Unternehmen warten aus unterschiedlichsten Gründen zu lange mit der Rechnungsstellung. Versuchen Sie Rechnungen unmittelbar nach Auftragsabwicklung
Setzen Sie Zahlungsfristen. Sie haben ein Anrecht auf die Zahlung Schreiben Sie die Frist stets mit auf die Rechnung, damit Ihr Auftraggeber weiß, was das Zahlungsziel ist.
Halten Sie Kontakt. Sollten Fristen nicht eingehalten werden, gehen Sie proaktiv, aber sachlich auf Ihre Geschäftspartner zu. Rein rechtlich gesehen ist nach Ende der Zahlungsfrist kein Mahnschreiben nötig. Um die künftige Zusammenarbeit nicht zu gefährden, wäre allerdings ein Anruf oder ein Schreiben zur Erinnerung besser.
Beauftragen Sie ein Inkasso-Büro. Sollte auch eine Mahnung nicht zum Zahlungseingang führen, müssen Sie weder aufgeben noch Anwälte beauftragen. Inkassobüros können in Ihrem Auftrag Ansprüche geltend machen und Ihnen somit Zeit und Ärger ersparen. Der internationale Inkasso-Service von TIMOCOM ist beispielsweise für Kunden des Marktplatzes tätig und tritt als neutraler Vermittler in 27 Sprachen auf, um Forderungen in Ihrem Namen europaweit geltend zu machen.
Lassen Sie sich vorab bezahlen. Gab es bereits Missverständnisse zwischen Ihnen und dem Auftraggeber, muss das nicht das Ende Ihrer Geschäftsbeziehungen bedeuten. TIMOCOM bietet seinen Kunden den Zahlungsdienst von JITpay™ Damit können Sie Rechnungen gegen eine geringe Gebühr an den Factoring-Dienstleister abtreten und werden umgehend für Ihren geleisteten Auftrag entlohnt. JITpay™ kümmert sich dann im Weiteren um die schnelle und digitale Zahlungsabwicklung, so dass Sie damit keinen Aufwand mehr haben. Den Factoringservice können Sie nutzen, wann immer Sie eine schnelle und sichere Bezahlung wünschen.

Digitale Auftragsabwicklung

Das Ziel sollte für beide Parteien sein, den Zahlungsweg so kurz wie möglich zu halten. Das spart Zeit, Geld und Nerven. Das gelingt vor allem durch eine zentrale, digitale Auftragsabwicklung.

Der Vorteil gegenüber der klassischen Rechnung in Papierform oder einer E-Mail mit unterschiedlichen Dokumentenanhängen liegt auf der Hand: eine enorme Zeitersparnis und eine erhebliche Reduktion von Fehlern oder Missverständnissen.

Digitale Dokumente können schneller erfasst, verwaltet und bearbeitet werden. Je weniger händisch bearbeitet wird, desto weniger fehleranfällig ist der gesamte Prozess der Zahlungsabwicklung. Und es erlaubt Ihnen auch einen besseren Überblick, was auf Ihrem Konto ein- und wieder abgeht.

Digitaler Frachtbrief (eCMR) als Lösung?

Vielen Logistikunternehmen erschien der Original-Lieferbeleg inkl. Original-Rechnung für ihre Buchhaltung als notwendig. Spätestens seit Corona nimmt diese Anforderung auch in der Transportwelt nach und nach ab. Rechtlich ist der digitale Frachtbrief bereits seit 2008 für alle Beförderungen, für die das CMR gilt, verbindlich. In der TIMOCOM Anwendung Transportaufträge haben Transporteure beispielsweise die Möglichkeit, Ablieferbelege und Rechnungen als PDF für Auftraggeber sicher und transparent hinzuzufügen und somit wertvolle Zeit zu sparen. Auch Alexander Oebel rät: „Bei jedem Prozess sollte man prüfen, ob eine elektronische Variante des CMR möglich

Geld ist Zeit und Zeit ist Geld. Das gilt umso mehr für die digitale Zahlungsabwicklung. Wenn Sie in digitale Prozesse investieren, wird Ihnen dies helfen, Ihre Rechnungen einfacher zu verwalten. So können Sie wiederum sicherstellen, dass Einnahmen auch regelmäßig fließen und Sie zahlungsfähig bleiben.