Effizientes Lieferantenmanagement für erfolgreiche Logistik

Was ist Lieferantenmanagement (Definition)?

Das Lieferantenmanagement ist ein Prozess, der die Beziehungen zu Lieferanten ausgehend von Unternehmen systematisch organisiert. Es umfasst sämtliche Maßnahmen, die darauf abzielen, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu optimieren Risiken zu reduzieren, die Qualität zu steigern und die Kosten zu überwachen. 

Dementsprechend sind die Ziele des Lieferantenmanagements:

Qualitätssicherung der Produkte und Dienstleistungen nach einheitlichen Kriterien

Zuverlässigkeit, damit Produktionsunterbrechungen vermieden werden

Kosteneffizienz hinsichtlich der Beschaffungskosten und Leistung der Lieferanten

Risiken minimieren, indem die Abhängigkeiten zu Lieferanten nicht zu groß werden

Flexibilität der Lieferkette aufrechterhalten, um auf Veränderungen reagieren zu können

Es wird stets in strategisches und operatives Lieferantenmanagement unterschieden. Der strategische Bereich fokussiert die langfristige Planung hinsichtlich der Unternehmensziele, während der operative Bereich für das Alltagsgeschäft und den reibungslosen Ablauf zuständig ist.

Strategisches Lieferantenmanagement – die Hauptbestandteile:

• Lieferantenauswahl
• Lieferantenbewertung
• Risiko-, Vertrags- und Kostenmanagement
• Strategische Bedarfsplanung und Marktanalysen

Operatives Lieferantenmanagement – die Hauptbestandteile:

• Bestellabwicklung
• Lieferantenkommunikation
• Lieferüberwachung
• Rechnungs- und Zahlungsabwicklung
• Lagerbestandsmanagement
• Logistikkoordination

Was ist ein Lieferant?

Lieferanten im Kontext des Lieferantenmanagements sind Unternehmen, die mit ihrer Leistung einen Einfluss auf die Lieferkette des Auftraggebers haben. Sie stellen Güter, Dienstleistungen und andere Ressourcen bereit, die zur Produktion oder zur Erbringung der Dienstleistung benötigt werden. Sie nehmen damit Einfluss auf Qualität, Kosten und Effizienz. 

Mögliche Lieferanten sind zum Beispiel Rohstofflieferanten (z.B. Metall), Komponentenlieferanten (z.B. Bauteile), Fertigwarenlieferanten oder Dienstleistungsanbieter (z.B. Transportdienstleistungen). 

Herausforderungen im Lieferantenmanagement-Prozess

Lieferantenmanagement ist ein interdisziplinärer Prozess. Die Mitarbeit ist von verschiedenen Abteilungen im Unternehmen erforderlich, die ihre Kompetenzen einbringen müssen, um eine zuverlässige und effiziente Lieferantenbeziehung aufzubauen. Verantwortlich sind zum Beispiel Bereiche wie Einkauf (z.B. Lieferantenauswahl, Verträge), Qualitätsmanagement (z.B. Lieferantenaudits), Logistik (z.B. Transportmanagement, Bestandskontrolle), Finanzen (z.B. Rechnungsprüfung) oder IT (z.B. System-Implementierungen). 

Folglich sind auch die Herausforderungen im Lieferantenmanagement-Prozess vielseitig:

Komplexität der Lieferkette: Die Lieferantenverwaltung ist aufwendig und kostet viel Zeit. Alles muss aufeinander abgestimmt sein. Ansonsten können zum Beispiel hohe Lagerkosten entstehen oder die Produktion kommt im schlimmsten Fall zum Stillstand. Unterschiedliche Prozesse und Kommunikationskanäle erschweren die Zusammenarbeit mit den Lieferanten. 

Kostenkontrolle: Unternehmen müssen eine Balance zwischen Kosteneffizienz und Qualität finden. Einfach gesagt: Es geht um das richtige Preis-Leistungs-Verhältnis. Vermeintlich günstige Lieferanten sind auf den ersten Blick attraktiv, doch minderwertige Produkte oder Verzögerungen können zu einem bösen Erwachen führen. Daher gilt es, die Gesamtkosten immer ganzheitlich zu betrachten und nicht nur auf die unmittelbaren Einkaufspreise zu schauen.

Transparenz: Mangelnde Transparenz in der Lieferkette führt zu erheblichen Problemen bei der Nachverfolgung und Bewertung der Lieferanten. Fundierte Entscheidungen sind ohne ausreichende Informationen schwierig zu treffen. Es wird außerdem schwieriger, Risiken rechtzeitig zu erkennen.

Flexibilität: Kurzfristige Veränderungen von Angebot und Nachfrage oder andere unvorhersehbare Ereignisse wie Naturkatastrophen haben einen großen Einfluss auf die Funktionstüchtigkeit der Lieferkette. Zum einen muss gewährleistet sein, dass ein Wechsel auf alternative Lieferanten möglich ist und Liefermengen angepasst werden können. Zum anderen muss eine Umgebung geschaffen werden, die schnelle und effiziente Entscheidungen ermöglicht.

Wie führe ich Lieferantenmanagement ein? 

Insgesamt ist es wichtig, strukturiert vorzugehen und alle Stakeholder frühzeitig an Board zu holen. Zu den wesentlichen Schritten gehören: 

1. Bedarfsermittlung und Zielsetzung

Welche spezifischen Bedürfnisse und Probleme müssen gelöst werden?

Welche messbaren Ziele (z. B. Kostensenkung, Qualitätsverbesserung) sollen erreicht werden?

2. Projektteam zusammenstellen

Welche Abteilungen sollten im Projektteam vertreten sein?

Welche Rollen sind notwendig?

3. Analyse der aktuellen Lieferkette

Welche Stärken und Schwächen hat die Lieferkette?

Wie wird die aktuelle Leistung der Lieferanten bewertet?

4. Lieferantenauswahl und -bewertung

Welche Kriterien sind entscheidend für die Auswahl und Bewertung unserer Lieferanten?

Wie wird der Auswahlprozess für neue Lieferanten gestaltet?

5. Implementierung von Tools

Welches SRM-System erfüllt die bestehenden Anforderungen?

Wie funktioniert die Einbindung in ein bestehendes ERP-System?

Gibt es weitere Tools, die das Lieferantenmanagement effizienter gestalten?

6. Prozessgestaltung und -optimierung

Welche Prozesse müssen definiert werden?

Wie werden Engpässe und ineffiziente Abläufe identifiziert?

7. Risikomanagement

Welche Risiken bestehen in der Lieferkette und wie sind mögliche Auswirkungen einzuschätzen?

Müssen Notfallpläne erstellt werden?

Gibt es Möglichkeiten zur Risikominderung?

Tools für den Prozess: Supplier Relationship Management effizient gestalten

Um die vielfältigen Herausforderungen zu meistern, können verschiedene Tools eingesetzt werden. Eine Auswahl:

Supplier Relationship Management (SRM) Software: 

Verwaltung und Optimierung der Beziehungen zu Lieferanten

Enterprise Resource Planning (ERP) System: 

Integration und Verwaltung aller Geschäftsprozesse in einem zentralen System

Transport Management Systeme (TMS):

Planung, Ausführung und Optimierung der Warenbewegung

E-Procurement Plattformen: 

Automatisierung und Verwaltung des Beschaffungsprozesses

Offene Frachtenbörse: 

Vermittlung von Transportaufträgen zwischen Verladern und Transportunternehmen

Geschlossene Frachtenbörse: 

Vermittlung von Transportaufträgen an einen eigens ausgewählten Kreis von vertrauten Transportunternehmen 

Data Analytics und Business Intelligence (BI) Tools: 

Analyse und Interpretation großer Datenmengen zur Unterstützung von Entscheidungen

Quality Management Systeme (QMS): 

Sicherstellung der Qualität von Produkten und Prozessen

Die Tools helfen dabei, die Komplexität der Lieferkette zu reduzieren, die Kosten zu kontrollieren, die Transparenz zu erhöhen und die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem Artikel: So finden Sie das passende TMS- oder ERP-System.

Die Rolle einer Frachtenbörse im Lieferantenmanagement

Frachtenbörsen spielen im Lieferantenmanagement eine entscheidende Rolle. Insbesondere im Bereich der Logistik und des Transports. Als digitale Marktplätze bringen Sie Unternehmen aus Produktion und Handel mit Transportunternehmen zusammen. Ein solcher Markplatz, wie zum Beispiel der TIMOCOM Road Freight Marketplace, hilft dabei, die Herausforderungen des Lieferantenmanagements zu meistern.

Frachtenbörsen reduzieren diese Komplexität, indem sie eine zentrale Plattform für die schnelle und effiziente Vergabe von Transportaufträgen bieten, was die Verwaltung erleichtert und Prozesse harmonisiert. Ebenso ermöglichen sie eine transparente Preisgestaltung und wettbewerbsfähige Transportlösungen, die helfen, die Gesamtkosten durch zuverlässigere Lieferungen zu optimieren.

Zudem steuert das Transportnetzwerk einer Frachtenbörse viele wichtige Informationen über Transportdienstleister zu einer verbesserten Transparenz bei. Integrierte Technologien wie die Live-Sendungsverfolgung oder Schnittstellen zum ERP-System verbessern zusätzlich die Prozesse.

Bekannt ist der Spotmarkt vor allem für seine Flexibilität. Frachtenbörsen ermöglichen schnellen Zugang zu verschiedenen Transportanbietern, erleichtern den Wechsel zu alternativen Lieferanten und unterstützen die Anpassung der Liefermengen. Geschlossene Frachtenbörsen bieten zusätzliche Sicherheit, vereinfachte Kommunikation und schnelle Entscheidungsfindung innerhalb eines vertrauenswürdigen Netzwerks.

Lieferantenmanagement als Fundament für starke Lieferkette

Lieferantenmanagement ist in der heutigen globalisierten und dynamischen Geschäftswelt unverzichtbar. Es bildet das Fundament für eine stabile und reaktionsfähige Lieferkette, die Lieferengpässe vermeidet, Transportkosten optimiert und unvorhersehbare Marktbedingungen bewältigt. 

Ein gut strukturiertes Lieferantenmanagement optimiert die Lieferantenbeziehungen, senkt Kosten und sichert hohe Qualität. Frachtenbörsen spielen dabei eine wesentliche Rolle, indem sie die Komplexität reduzieren, Transparenz erhöhen, Kostenkontrolle verbessern und Flexibilität bieten.

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