Verändert Corona die Zahlungsabwicklung in der Logistik?

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Herr Oebel, beschreiben Sie kurz Ihre Aufgabe.
Bei TIMOCOM verantworte ich den Bereich Recht, insbesondere den Inkasso-Service. Im Kern geht es um die Beilegung von Differenzen zwischen Kunden sowie die Bearbeitung der rechtlichen Belange des Unternehmens.

Sind wir auch schon beim Thema: Was macht die Inkassodienstleistung von TIMOCOM so besonders?
Es ist die schnelle Umsetzung des Forderungsmanagements bei gleichzeitigem neutralen Auftreten gegenüber allen Parteien. Wenn es Differenzen zwischen Vertragspartnern gibt, gerade auch Staats- und Sprachgrenzen, helfen wir, damit sie sich auch morgen noch professionell auf dem Markt begegnen können. Für unsere Kunden ist es eine Erleichterung zu wissen, dass es da einen vertrauensvollen Partner an ihrer Seite gibt, der diese Hürden überwinden kann.

Was sind das für Hürden?
Aus der Erfahrung heraus sind das keine Probleme, die zwingend juristischer Natur sind. Es sind häufig Schwierigkeiten in der Kommunikation. Da geht es um grundsätzlich menschliche Belange – Kleinigkeiten, Missverständnisse, Barrieren. In diesen Fällen können wir gemeinsam mit dem international aufgestellten Team in mehr als 27 Sprachen unterstützen. Spezialisiert auf die Logistik- und Transportbranche können wir ohne Umwege in Absprache mit den Kunden das Problem angehen. Ein Inkassobüro wird oft bemüht, wenn ein Schuldner nicht reagiert und der Kontakt stockt. Wir können aus der Rolle des neutralen Vermittlers die Kommunikation zwischen Gläubiger und Schuldner wiederherstellen. Hierfür prüfen wir die Fälle anhand der Dokumente und können so offene Fragen auf der Sachebene lösen. TIMOCOM hat sich der vereinfachten Abwicklung aller logistischen Prozesse verschrieben und da gehört auch der geregelte Zahlungsfluss dazu.

Wie hat sich die wirtschaftliche Situation vieler Transportunternehmen durch Corona verändert?
Wir sehen auf der einen Seite, dass sich gewisse Branchen durch die Situation stark sehr unterschiedlich entwickelt haben. Die Marktlage veränderte sich. Einige Waren wurden stärker, einige gar nicht mehr nachgefragt. Transporteure sowie Spediteure, die zuvor ein breites Kundensegment hatten, konnten manche Branche als Auftraggeber aus den Büchern streichen. Transportunternehmen, die beispielsweise Lebensmittel, Toilettenpapier oder jetzt Impfstoffe ausliefern, verzeichnen eine erhöhte Nachfrage. Zumindest vorübergehend mussten aber auch Logistik- und Transportunternehmen ihre Ausgaben minimieren zum Beispiel durch das Stilllegen des Fuhrparks oder das Anmelden von Kurzarbeit für Teile der Belegschaft. Inwieweit die staatlichen Hilfen ausreichen, um bei den oft knappen Margen nachhaltig zu unterstützen, bleibt abzuwarten, hat doch jedes Unternehmen eine ganz individuelle Kostenstruktur.

Hat sich die Zahlungstreue in der Logistik aufgrund der aktuellen Lage verändert?
Es gibt eine höhere Vorsicht am Markt. Die Geduld bei der Vorfinanzierung von Dienstleistungen hat abgenommen innerhalb der Logistikbranche. Hatte ein Auftragnehmer mehrere Transporte für ein Unternehmen durchgeführt, war es im Transportsektor gängige Praxis mehrere Rechnungen gebündelt zu begleichen. Kam es dann zu Zahlungsstockungen, wurden diese Forderungen auch gesammelt an den Inkasso-Service weitergeleitet zur Bearbeitung.

Seit der Corona-Zeit hat sich dies verändert. Auftragnehmer warten nach Ende der Zahlungsfrist nicht mehr so lange bei ausbleibenden Zahlungen und reichen offene Rechnungen häufiger einzeln ein. Insgesamt können wir aber eher eine Zunahme in der Zahlungstreue feststellen, was der Wirtschaftlichkeit von Unternehmen zuträglich ist.

Wo besteht noch Handlungsbedarf bei Transport- und Logistikunternehmen, um ihre Transportprozesse zu optimieren und ihre Wirtschaftlichkeit zu stärken?
Man kann einigen Problemen vorbeugen. In vielen Bereichen der Logistik laufen die Prozesse, die hinter dem Transport stecken, immer noch analog ab. Das macht die Abwicklung grundsätzlich fehleranfälliger.

Ware muss nun mal von A nach B. Das ist ein physischer Prozess, der sich nicht ersetzen lässt – doch dann geht es meist analog weiter. Der Empfang der Ware wird auf einem Lieferschein quittiert. Hier beginnt ein Ablauf, der langsam und fehleranfällig ist, besonders, wenn Lieferungen manchmal vier, fünfmal untervergeben werden. Die Ablieferung wird im Frachtbrief quittiert und der Beleg wird weitergereicht – an jeden möglichen Beteiligten in der Transportkette. So ein klassisches CMR hat vier Durchschläge, es ist das Hauptbeweisdokument für den geleisteten Transport und damit für die Durchführung des Liefervertrags. Alle am Transport Beteiligten haben daher ein starkes Interesse einen Durchschlag im Original zu erhalten.

Dieser Lieferbeleg wird aber nur selten unmittelbar danach an den Auftraggeber geschickt, da er im LKW bleibt und oft noch Anschlusstouren mitfährt, bevor der Fahrer zurück ins Büro kommt. So haben die zur Abrechnung benötigten Belege direkt Verspätung und verzögern dadurch die Bezahlung des Auftrags. Durch diese Art der Abwicklung entsteht zusätzlich das Risiko, dass Frachtbelege nicht ordentlich beim Transportunternehmen eingereicht werden. Geht das Originaldokument auf dem Postweg verloren, wird der Nachweis über den Transport kompliziert. Kopien werden für die Nachverfolgung oft abgelehnt. So ergibt sich eine lange Kommunikationskette, die Schwierigkeiten mit sich bringen kann. Eine digitale Variante kann hier Abhilfe schaffen.

Wie kann die Digitalisierung in der aktuellen Lage weiter der Logistik helfen?
Ein Umstieg auf eine elektronische Dokumentenverwaltung kann für die Logistik besonders in der aktuellen Zeit hilfreich sein, weil auch bei Transporteuren und Spediteuren z.B. durch Home-Office die Büros nicht mehr durchgängig besetzt sind. Ein Austausch von Papierdokumenten wird in einer solchen Situation noch erschwert. Im Gegensatz dazu können digital verwaltete Dokumente umso schneller verarbeitet werden. Die Rechtsprechung gibt „freie Bahn“ für elektronische Belege. Was viele nicht wissen: Auch ein gescanntes oder kopiertes Dokument hat Beweiskraft vor Gericht. Für die steuerliche Aufbewahrung wird die Transportakte meist ohnehin digitalisiert.

Also könnte man diesen Schritt schon früher in der Prozesskette einbinden?
Die Frage, die sich alle Auftraggeber stellen, ist, ob Ware sicher angekommen ist. Diese Antwort kann genauso gut ein gescanntes Dokument geben. Mein Tipp: Bei jedem Prozess sollte man prüfen, ob eine elektronische Variante möglich ist und wenn ja, diese dann von Anfang an vereinbaren. Innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist kann z.B. die elektronische Variante verwendet werden, um Rückfragen zu ermöglichen, Kommunikationslücken zu schließen und Zahlungsfristen in Gang zu setzen. Das Original kann bei Bedarf im Nachgang per Post gesendet werden. Denn Ziel sollte für beide Parteien sein, den Zahlungsweg so kurz wie möglich zu halten. Das spart Zeit, Geld und Nerven.

Ich schätze, durch die Corona-Zeit wird sich die elektronische Transportabwicklung weiter durchsetzen. Denn in der Logistik dürfen viele Prozesse noch stärker digitalisiert werden. Dazu gehört auch das Zahlungswesen.

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